Hướng dẫn đặt đồng phục doanh nghiệp
Dành cho HR, hành chính và phòng thu mua cần chuẩn bị số lượng, logo, bảng size và thời gian nhận hàng trước khi gửi yêu cầu báo giá.
Chuẩn bị dữ liệu trước
Số lượng, nhóm sản phẩm, logo, bảng size và ngày cần hàng là các dữ liệu giúp báo giá nhanh hơn.
Duyệt mẫu trước khi sản xuất
Mẫu duyệt giúp kiểm tra form, chất liệu, màu sắc và logo trước khi vào đơn hàng số lượng lớn.
Chốt timeline rõ ràng
Timeline phụ thuộc số lượng, kỹ thuật logo, bảng size và lịch sản xuất thực tế của xưởng.
Cần chuẩn bị những thông tin nào?
Càng rõ dữ liệu đầu vào, xưởng càng dễ tư vấn đúng chất liệu, form dáng, kỹ thuật logo và thời gian sản xuất.
Loại đồng phục
Polo, sơ mi, áo khoác gió, bảo hộ, y tế hoặc thiết kế riêng theo nhận diện.
Số lượng dự kiến
Nên tách theo phòng ban, vị trí sử dụng hoặc nhóm nam/nữ nếu có.
Logo và màu thương hiệu
File logo, màu nhận diện, vị trí in/thêu và quy cách logo mong muốn.
Bảng size nhân sự
Có thể gửi size đã gom hoặc chiều cao/cân nặng để xưởng kiểm tra lại.
Thời gian cần hàng
Ngày cần nhận, địa điểm giao và mức độ gấp để kiểm tra lịch sản xuất.
Hồ sơ doanh nghiệp
Nhu cầu hợp đồng, VAT, nghiệm thu, đóng gói theo phòng ban hoặc danh sách.
Quy trình từ yêu cầu đến bàn giao
Tiếp nhận yêu cầu
Ghi nhận sản phẩm, số lượng, ngành nghề sử dụng, file logo và thời gian cần hàng.
Tư vấn phương án
Đề xuất chất liệu, form dáng, màu sắc, kỹ thuật logo và ngân sách phù hợp.
Báo giá và duyệt mẫu
Chốt báo giá, mẫu thiết kế, bảng size, điều kiện thanh toán và lịch sản xuất.
Sản xuất và KCS
May theo mẫu duyệt, kiểm tra đường may, size, màu sắc, vị trí logo và đóng gói.
Bàn giao và hậu mãi
Giao hàng theo lịch, hỗ trợ kiểm hàng và xử lý phát sinh theo chính sách đã thống nhất.
Thời gian phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của dữ liệu
Các mốc dưới đây dùng để phòng thu mua lên kế hoạch ban đầu. Timeline chính thức sẽ được xác nhận sau khi có đủ thông tin đơn hàng.
| Hạng mục | Thời gian tham khảo | Điều kiện để xử lý nhanh |
|---|---|---|
| Báo giá sơ bộ | Trong ngày hoặc 24h | Có loại sản phẩm, số lượng, logo và timeline cần hàng. |
| Duyệt thiết kế / phối màu | 1-3 ngày | Có file logo, màu thương hiệu và mẫu tham khảo. |
| May mẫu | 2-5 ngày | Chất liệu sẵn, kỹ thuật logo rõ, form đã thống nhất. |
| Sản xuất hàng loạt | 7-21 ngày | Phụ thuộc số lượng, sản phẩm, kỹ thuật logo và lịch xưởng. |
| Đơn cần gấp | Xác nhận riêng | Ưu tiên khi mẫu, size, logo và thanh toán đã rõ. |
Những việc nên chốt trước khi vào sản xuất
Logo chưa đủ nét
Logo mờ hoặc thiếu file gốc làm chậm bước thiết kế và kỹ thuật in/thêu.
Bảng size chưa chốt
Thay đổi size liên tục sau khi vào chuyền dễ làm sai số lượng và chậm bàn giao.
Đổi chất liệu sau báo giá
Mỗi chất liệu có giá, độ co giãn và timeline khác nhau.
Chưa thống nhất VAT
Nếu cần hợp đồng/hóa đơn, nên thông báo trước khi chốt báo giá.
Timeline quá sát
Đơn gấp cần xác nhận riêng về lịch xưởng và khả năng ưu tiên.
Với đơn hàng số lượng lớn, nên duyệt mẫu trước. Đây là bước giúp giảm rủi ro sai form, sai màu, sai chất liệu hoặc sai vị trí logo.
Cần kiểm tra gì khi bàn giao?
Số lượng và size
Đối chiếu theo danh sách đã chốt trước khi sản xuất.
Màu sắc và logo
Kiểm tra màu vải, vị trí logo, chất lượng in/thêu và độ đồng đều.
Đóng gói
Kiểm tra quy cách đóng gói theo size, phòng ban hoặc danh sách nhân sự.
Chứng từ
Kiểm tra hợp đồng, hóa đơn VAT, biên bản bàn giao nếu đơn hàng yêu cầu.
Cần báo giá cho đơn đồng phục?
Gửi số lượng, loại đồng phục, thời gian cần hàng và file logo để Dương Thành Tín tư vấn phương án phù hợp.